Enviar conteúdos para aprovação é uma etapa crítica no trabalho de qualquer profissional de social media. No entanto, é comum que erros sejam cometidos durante esse processo, resultando em retrabalhos, atrasos e, muitas vezes, insatisfação do cliente.
Neste texto, vamos explorar os principais deslizes cometidos pelo social media na hora de submeter conteúdos para avaliação externa. Além de identificar esses erros, mostraremos como aprimorar seu fluxo de trabalho, garantindo uma aprovação mais rápida e eficiente. Ao final, compartilharemos uma recomendação especial que pode transformar a maneira como você lida com a gestão de aprovações.
Quais são os 6 erros mais comuns na hora de enviar conteúdos para aprovação?
Será que o cliente aprova job com atraso e muitos pedidos de ajuste porque você está cometendo erros demais na hora de enviar conteúdos para aprovação? Você irá descobrir abaixo, pois selecionamos os 6 mais usuais que trazem diversos problemas. Veja:
1- Enviar pelo WhatsApp
Utilizar o WhatsApp para enviar conteúdos pode parecer conveniente, mas acaba gerando desorganização e dificuldade em acompanhar o histórico de aprovações. As mensagens podem se perder facilmente entre outras conversas, e os feedbacks podem ser confusos ou mal interpretados.
2- Não Centralizar o Fluxo de Aprovação
Usar várias tipos de plataforma para a aprovação, como e-mail, mensagens instantâneas e ferramentas de gerenciamento de projetos, pode criar um processo caótico e desordenado. Centralizar todo o fluxo de aprovação em uma única plataforma garante maior organização e eficiência.
3- Compartilhar Pasta do Drive
Embora o Google Drive seja útil para armazenar e compartilhar arquivos, usá-lo para aprovações pode causar problemas de controle de versão e falta de clareza nos feedbacks. Comentários dispersos em diferentes documentos podem ser difíceis de rastrear e implementar.
4- Não Registrar ou Monitorar o Histórico de Aprovações
Não manter um registro detalhado do fluxo de aprovação pode levar a problemas de responsabilidade e confusão sobre o que foi aprovado e o que ainda precisa de revisão. Monitorar o histórico de aprovações é essencial para garantir que todos estejam alinhados e para resolver qualquer disputa que possa surgir.
5- Não Definir um Prazo de Aprovação
Enviar conteúdos para aprovação sem um prazo claro pode resultar em atrasos significativos. Sem um prazo definido, os clientes podem procrastinar na revisão, afetando o cronograma geral do projeto. Sempre comunique claramente o prazo desejado para a aprovação.
6- Esquecer de Automatizar o Processo
Não utilizar ferramentas que automatizam o processo de aprovação pode levar a uma gestão manual ineficiente e propensa a erros. Automatizar o processo ajuda a garantir que todos os passos sejam seguidos corretamente, reduzindo a carga de trabalho e minimizando a chance de erros humanos.
Como enviar conteúdos para aprovação sem cometer esses erros?
Para enviar conteúdos para aprovação sem cometer esses erros, é essencial utilizar uma plataforma dedicada à aprovação de posts, como o Aprova Aí. Veja como essa ferramenta pode ajudar a evitar os erros mais comuns:
-Centralização do Fluxo de Aprovação
O Aprova Aí centraliza todo o processo de aprovação em uma única plataforma. Isso elimina a necessidade de usar várias ferramentas e garante que todas as interações e feedbacks estejam organizados em um só lugar, facilitando o acompanhamento e a gestão.
-Histórico de Aprovações
A plataforma registra e monitora automaticamente o histórico de todas as aprovações. Cada comentário, sugestão e decisão fica documentado, permitindo uma visualização clara do que foi aprovado e das modificações solicitadas. Isso ajuda a manter a responsabilidade e resolver quaisquer disputas rapidamente.
-Definição de Prazos
Com o Aprova Aí, você pode definir prazos específicos para a aprovação de entregáveis. A plataforma notifica os clientes sobre os prazos, garantindo que eles revisem e aprovem os conteúdos dentro do cronograma estipulado. Isso ajuda a evitar atrasos e manter o projeto no rumo certo.
-Automação do Processo
A ferramenta automatiza diversas etapas do processo de aprovação, como envio de notificações, lembretes de prazo e organização dos conteúdos em diferentes categorias (aguardando aprovação, ajustes solicitados, aprovados). Isso reduz a carga de trabalho manual, minimiza erros humanos e aumenta a eficiência.
-Facilidade para Clientes
A interface intuitiva do Aprova Aí permite que os clientes revisem e aprovem os conteúdos de forma prática, a partir de qualquer dispositivo. Eles podem visualizar os posts, fazer comentários diretamente na plataforma e solicitar ajustes de maneira clara e objetiva. Isso melhora a comunicação e evita mal-entendidos.
-Segurança e Controle de Versão
Diferente de compartilhar pastas do Drive ou enviar pelo WhatsApp, o Aprova Aí garante a segurança dos conteúdos e um controle de versão eficiente. Cada alteração é registrada e todas as versões anteriores ficam disponíveis para consulta, assegurando que nada se perca no processo.
Ao adotar o Aprova Aí para gerenciar as aprovações de seus posts, você pode evitar os erros comuns e otimizar significativamente seu fluxo de trabalho. A plataforma oferece todas as funcionalidades necessárias para tornar o processo de aprovação mais organizado, transparente e eficiente, beneficiando tanto sua equipe quanto seus clientes.
Como o Aprova Aí funciona em 3 etapas?
O Aprova Aí simplifica o processo de aprovação de conteúdos em apenas três etapas fáceis de seguir:
1. Cadastro dos Clientes e Aprovadores
Para começar, você cadastra seus clientes e os responsáveis pela aprovação. Utilizando um formulário simples, você adiciona os dados de contato, como nome, e-mail e WhatsApp. Cada cliente terá sua própria página dedicada, garantindo uma melhor organização e acesso fácil a todos os conteúdos pendentes de aprovação.
2. Envio do Job para Aprovação
Você pode enviar os conteúdos de duas formas: agrupando-os em pacotes (por exemplo, um pacote chamado “Posts de Dezembro”) ou enviando cada job individualmente. Após selecionar o conteúdo e clicar em “enviar para aprovação”, a plataforma envia automaticamente um link para o cliente. A interface amigável e responsiva permite que o cliente visualize, aprove ou solicite ajustes de qualquer dispositivo, a qualquer momento. Além disso, você pode definir uma data limite para a aprovação, que será comunicada ao cliente.
3. Recebimento do Feedback
Acompanhe em tempo real a interação do cliente com o conteúdo. O Aprova Aí informa quando o cliente visualiza o conteúdo e envia notificações para você, indicando se o job foi aprovado ou se foram solicitados ajustes. A ferramenta organiza automaticamente os conteúdos em blocos como “aguardando aprovação”, “pedidos de ajuste” e “aprovados”, proporcionando um excelente controle sobre o que precisa ser feito e os prazos envolvidos.
Essas três etapas tornam o processo de aprovação de conteúdos mais eficiente, organizado e transparente, beneficiando tanto sua equipe quanto seus clientes.
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