À medida que as demandas crescem e os prazos se tornam mais apertados, surge a necessidade de uma solução mais ágil e eficaz. No entanto, quando se trata do crucial processo de aprovação de trabalhos, muitas organizações ainda recorrem a métodos antiquados e limitados, como o uso do fluxo de aprovação no Excel.
Embora essa planilha eletrônica seja amplamente utilizada para uma variedade de finalidades, incluindo o gerenciamento de dados, sua adequação para facilitar aprovações pode ser questionável.
Neste artigo, vamos explorar como uma plataforma de aprovação de conteúdo dedicada supera o método tradicional baseado no Excel, proporcionando maior eficiência, controle e conveniência para as equipes de trabalho. Venha conosco até o fim e descubra tudo!
Como o fluxo de aprovação no Excel funciona?
Existem algumas formas diferentes de criar um fluxo de aprovação de jobs no Excel, sendo que todas necessitam de certo conhecimento específico sobre a plataforma. De qualquer forma, a seguir apresentaremos uma das maneiras mais divulgadas sobre como fazer isso. Veja o passo a passo:
- Entre no Power Automate.
- Selecione Meus fluxos>Novo>Instantâneo – em branco.
- Nomeie o fluxo de nuvem > procure e aperte Disparar um fluxo da nuvem manualmente e clique em Criar.
- Clique em Disparar um fluxo de nuvem manualmente>Adicionar uma entrada>Arquivo.
- Escolha Nova etapa.
- Selecione Aprovações e clique em Iniciar e aguardar uma aprovação.
- Aperte Aprovar/Rejeitar – Primeiro a responder na lista de Tipo de aprovação do cartão Iniciar e aguardar uma aprovação.
- Apresente as seguintes informações no cartão Iniciar e aguardar uma aprovação:
- Título: descrição breve que informa ao aprovador sobre o conteúdo da solicitação.
- Atribuído a: pessoa a quem a solicitação foi enviada.
- Detalhes: texto mostrado na solicitação de aprovação.
- Selecione Mostrar opções avançadas para apresentar os campos nos quais as informações sobre o arquivo anexado à solicitação serão oferecidos.
- Escolha um nome de arquivo em Nome dos Anexos – 1
Inclui a extensão do arquivo que corresponde ao tipo de arquivo carregado. - No campo Conteúdo dos Anexos – 1, forneça o conteúdo do arquivo que será enviado ao aprovador.
Achou meio confuso e burocrático? Então fique de olho no tópico abaixo!
Como uma plataforma de aprovação de conteúdos funciona?
Existem várias plataformas que visam atender a esse propósito bem melhor do que o fluxo de aprovação no Excel, cada uma com sua própria maneira de operar, algumas vezes menos intuitivas do que o desejado.
Por essa razão, vamos esclarecer como funciona o Aprova Aí, uma ferramenta de aprovação de conteúdo de marketing simplificada e acessível, até mesmo para aqueles menos familiarizados com tecnologia. Vamos examinar seu funcionamento em três passos:
1- Cadastro de clientes e aprovadores:
Por meio de um formulário simples e eficiente, você pode cadastrar seus clientes, incluindo os responsáveis pela aprovação, com seus detalhes de contato, como nome, e-mail e WhatsApp. Isso garante a criação de uma página dedicada a cada cliente, o que proporciona uma organização mais eficiente.
2- Envio do trabalho para aprovação:
Com flexibilidade, você pode enviar um conjunto de trabalhos, como um pacote intitulado “Posts de Dezembro”, incluindo todos os posts juntos, ou enviar cada trabalho individualmente – a escolha é sua!
Ao clicar em “enviar para aprovação”, a plataforma automaticamente encaminha um link do trabalho para o cliente revisar. Com uma interface responsiva e amigável, o cliente pode visualizar, aprovar ou solicitar ajustes de qualquer dispositivo, a qualquer momento. É crucial destacar que você pode estabelecer uma data limite para a aprovação, a qual será notificada ao cliente.
3- Recebimento de feedback:
Você pode monitorar em tempo real a interação do cliente com o trabalho. Além de indicar quando o aprovador visualiza o conteúdo, a plataforma também envia notificações, informando se o trabalho foi aprovado ou se foram solicitados ajustes.
A ferramenta automaticamente organiza os trabalhos em blocos de “aguardando aprovação”, “pedidos de ajuste” ou “aprovados”, proporcionando um excelente controle sobre o que precisa ser feito e os prazos envolvidos.
Quais são as transformações geradas pelo Aprova Aí?
Para que você compreenda ainda melhor como simplificar o processo de aprovação de forma mais eficiente do que pelo fluxo de aprovação no Excel utilizando o Aprova Aí, destacamos as principais vantagens da ferramenta conforme relatado por seus usuários:
- Agilidade: Aprovação 80% mais rápida;
- Controle: Gerenciamento completo do fluxo de aprovação;
- Produtividade: Aumento na eficiência da equipe;
- Praticidade: Facilidade e conveniência para o cliente, com a opção de aprovação via celular;
- Pontualidade: Adesão aos prazos estabelecidos e maior previsibilidade;
- Credibilidade: Reforço da confiança com o cliente final.
Esses benefícios tangíveis tornam o Aprova Aí uma escolha indispensável para simplificar e otimizar o processo de aprovação de conteúdos criativos, proporcionando resultados mais rápidos, precisos e satisfatórios para todas as partes envolvidas.
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