Na correria do dia a dia, é fácil cair em armadilhas que comprometem a eficiência da gestão de aprovações. Muitos gestores, sem perceber, acabam cometendo erros que resultam em atrasos, confusões e retrabalhos. Identificar e corrigir essas falhas é essencial para otimizar os processos e garantir a satisfação dos clientes e da equipe.
Neste texto, abordaremos alguns dos erros mais comuns que os gestores cometem ao aprovar jobs e apresentaremos soluções práticas para evitar esses problemas. Além disso, mostraremos como uma ferramenta inovadora pode transformar o seu fluxo de aprovação, proporcionando uma oportunidade imperdível para melhorar a gestão de aprovações.
Quais são os 7 erros de gestão de aprovações que você comete sem saber?
1- Falta de Centralização do Processo de Aprovação
Muitos gestores utilizam diversas plataformas para aprovar jobs, como e-mails, mensagens instantâneas e documentos compartilhados. Isso gera desorganização e dificulta o acompanhamento do status de cada tarefa. A centralização do processo em uma única plataforma facilita a gestão e evita confusões.
2- Ausência de Prazos Claros
Enviar conteúdos para aprovação sem definir um prazo específico pode levar a atrasos significativos. Sem um prazo, os clientes podem procrastinar, impactando negativamente o cronograma do projeto. Sempre estabeleça e comunique prazos claros para cada etapa de aprovação.
3- Não Monitorar o Histórico de Aprovações
Não manter um registro detalhado das aprovações de design, social media, blogposts etc., pode resultar em problemas de responsabilidade e falta de clareza sobre o que foi aprovado ou ainda precisa de revisão. Um histórico bem documentado é crucial para resolver disputas e manter todos alinhados.
4- Subestimar a Importância do Feedback Detalhado
Enviar feedbacks vagos ou genéricos pode levar a múltiplos ciclos de revisão e retrabalho. É importante fornecer feedback claro e detalhado para garantir que as correções sejam feitas corretamente na primeira vez.
5- Não Utilizar Ferramentas de Automação
Confiar em métodos manuais para gerir aprovações é ineficiente e propenso a erros. Ferramentas que automatizam o processo de aprovação garantem que todos os passos sejam seguidos corretamente, reduzindo a carga de trabalho e minimizando a chance de erros humanos.
6- Comunicação Ineficiente com a Equipe
Falhas na comunicação com a equipe podem resultar em mal-entendidos e atrasos. É essencial manter todos os membros da equipe bem informados sobre o status das aprovações e quaisquer alterações necessárias.
7- Esquecer de Priorizar Tarefas
Não definir prioridades claras pode levar a atrasos em tarefas críticas. Sempre estabeleça quais jobs precisam ser aprovados com mais urgência e comunique isso claramente à equipe e aos clientes.
Como parar de errar na sua gestão de aprovações?
Como você (e seus clientes) sabe, erros na gestão de aprovações podem causar atrasos, confusão e retrabalho desnecessário, o que descredibiliza seu trabalho e impacta negativamente sua reputação.
Para evitar esses problemas, a melhor solução é utilizar uma ferramenta de aprovação especializada. Uma ferramenta de aprovação centraliza e organiza todo o processo, garantindo eficiência e clareza em cada etapa. Uma das ferramentas que se destaca nesse quesito é o Aprova Aí.
O Aprova Aí oferece várias vantagens significativas para equipes, agências e freelancers que precisam gerenciar e aprovar conteúdos de forma eficiente. Aqui estão algumas das principais vantagens:
>> Centralização e Organização:
O Aprova Aí centraliza todo o processo de aprovação de criativos em uma única plataforma, eliminando a dispersão de informações e facilitando o acompanhamento dos trabalhos em andamento.
>> Facilidade de Uso:
Com um sistema intuitivo e simples, o Aprova Aí é acessível para todos os usuários, independentemente do nível de familiaridade com tecnologia. Isso reduz a curva de aprendizado e agiliza a implementação da ferramenta.
>> Automatização de Processos:
A plataforma automatiza diversas etapas do workflow de aprovação, desde o envio de notificações até a organização dos conteúdos por status (aguardando aprovação, aprovados, ajustes necessários), o que economiza tempo e minimiza erros manuais.
>> Feedback em Tempo Real:
Oferece a capacidade de fornecer e receber feedbacks em tempo real, o que permite ajustes rápidos e precisos nos conteúdos, melhorando a eficiência do trabalho e a satisfação do cliente.
>> Histórico de Aprovações:
Mantém um registro detalhado de todas as aprovações realizadas, o que é crucial para garantir transparência, responsabilidade e resolver eventuais disputas.
>> Segurança e Controle:
Garante a segurança dos dados e dos conteúdos compartilhados, protegendo informações sensíveis e garantindo que apenas os envolvidos tenham acesso às aprovações e feedback de clientes.
>> Flexibilidade e Personalização:
Adaptável às necessidades específicas de diferentes tipos de negócios e projetos, o Aprova Aí oferece opções de personalização que permitem configurar fluxos de trabalho de acordo com as preferências e exigências de cada cliente.
Como o Aprova Aí funciona?
Diferente de muitas ferramentas que fingem funcionar com um clique, mas exigem mais experiência tecnológica dos usuários, o Aprova Aí foi criado por profissionais que cansaram de perrengues com softwares. Por isso, quis simplificar o máximo possível o acesso e uso, sem prejudicar a qualidade dos conteúdos cadastrados.
Assim, descubra a seguir como o Aprova Aí simplifica o processo de aprovação de conteúdos em três passos simples e eficazes:
-Cadastro de Clientes e Aprovadores:
Comece cadastrando seus clientes e os responsáveis pela aprovação utilizando um formulário simples. Inclua informações como nome, e-mail e WhatsApp para garantir uma comunicação clara e direta. Cada cliente tem sua própria página dedicada, facilitando o acesso e a organização dos conteúdos pendentes de aprovação.
-Envio do Job para Aprovação:
Você pode enviar os conteúdos de duas maneiras: agrupando-os em pacotes temáticos ou enviando cada job individualmente. Após selecionar o conteúdo desejado, clique em “enviar para aprovação” e a plataforma automaticamente gera um link para o cliente. A interface amigável permite que o cliente visualize, aprove ou solicite ajustes de qualquer dispositivo, em qualquer momento. Além disso, é possível definir prazos claros para a aprovação, mantendo o projeto dentro do cronograma.
-Recebimento do Feedback em Tempo Real:
Acompanhe em tempo real a interação do cliente com o conteúdo enviado. O Aprova Aí notifica quando o cliente visualiza o job e envia alertas para você, indicando se foi aprovado ou se são necessários ajustes. Os conteúdos são automaticamente organizados em categorias como “aguardando aprovação”, “pedidos de ajuste” e “aprovados”, proporcionando uma gestão eficiente e transparente do processo de aprovação.
Essas etapas tornam o Aprova Aí uma ferramenta indispensável para otimizar o fluxo de aprovação de conteúdos, garantindo eficiência, organização e satisfação para sua equipe e clientes.
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